・退職メールを送るタイミング
退職するにあたり、自分が所属していた部署の人には菓子折りなどを持って直接挨拶をするのが一般的です。
しかし、所属している社員数が多かったり、部署が多い企業になると、すべての人に直接挨拶することが難しい場合もありますよね。
そのようなときは、「退職メール」としてメールで退職することを一斉送信するという人も多いです。
退職メールを送るタイミングは、送る人によって異なります。
例えば、自社の社員であれば、早めに送る必要はありません。
これまでに退職メールを送った経験のある人は、最終出勤日に送信しているという人がほとんどです。
逆に、営業職など取引先企業と関わりながら仕事をしていた場合、取引先には早めに退職メールを送る必要があります。
このタイミングについても状況によって変わってきますが、退職の意志を伝え、自分の仕事を引き継いでくれる人が決まった時点で送るのが一般的です。
退職メールを送る際は、新しい担当者にその旨を伝え、メール送信後に新しい担当者がタイミングよく新規担当者としての挨拶メールを送れるよう配慮してあげるとよいと思います。
退職メールの作成については、「ネガティブな内容は記載しない」ということが前提です。
退職理由についても、転職が理由の場合はその旨を記載する必要はありません。
前向きな退職理由に限り、軽く触れる程度に書きましょう。
自社の社員に送るメールには、これまで勤めてきた中で印象的だったエピソードを交えるのもよいと思います。
そして、最後は必ず会社や社員の今後の発展を願う言葉で締めるのが一般的です。
取引先にメールを送る場合は、これまでお世話になったお礼の気持を伝えると共に、新しい担当者の紹介を織り交ぜた文章を作成します。
そして、やはり最後は取引先の発展を願う文章で締めます。
その後、新しい担当者が挨拶メールを送ってください。
・退職メールの返信は必要？
退職する人からメールが届いた場合、このメールに返信をすべきかどうか考えてしまいますが、基本的に退職メールの返信はしなくてもよいものです。
ただ、その人と仕事上での関わりが深かったり、印象的なメールだった場合に、長文にならない程度に返信をしてもかまいません。
特に、定年退職される人が退職メールを送ってくれた場合には、長いお勤めについて感謝やねぎらいの言葉を送ると、とても喜んでもらえると思います。
退職後の人生を楽しんでもらえるような一文を添えて返信しましょう。
退職メールにはちょっとしたマナーがありますが、社会人として仕事をしていると、実際に退職メールやその返信メールを見ることも多いです。
それらのメールを参考にしながら、メールの作成や返信をすれば問題ありません。